By implementing a uniquely tailored CAD system, Areen Design is saving huge amounts of time and expenditure on its largest project to date – the design of a major new international airport.

Haaste

Areenin CAD Systems Manager Rob Ball kuvaa tilannetta näin:

“Piirustusnumeron, otsikon ja revisiotietojen piti vastata toisiaan eri dokumenteissa, ja kaikki tieto piti koordinoida indeksisivun kanssa. Tämän jälkeen dokumentinhallinta tarkisti työn ennen sen toimittamista arkkitehti Atkinsille.”

Rob ja hänen tiiminsä käyttivät paljon aikaa toimitusaineistojen manuaaliseen tarkistamiseen ja koordinointiin. Tämä lisäsi myös kustannuksia.

“Väistämättä mukaan tuli inhimillisiä virheitä. Kun olet tarkistanut 50 piirustusta ja edessä on vielä 150 lisää, yksittäinen poikkeama jää helposti huomaamatta, etenkin normaalin toimistoarjen keskeytysten keskellä.”

Koska eri ihmiset työskentelevät hieman eri tavoin, piirustusten yhtenäisyys ei aina säilynyt. Jos toimitetussa aineistossa oli yksikin virhe, työ voitiin hylätä. Tämän jälkeen tiimin piti käyttää lisää aikaa virheiden korjaamiseen, uudelleentarkistukseen ja aineiston lähettämiseen uudelleen.

Näin suuren piirustusmäärän tarkistaminen oli suunnittelijoille turhauttavaa.

“Tiimimme ymmärsi, että tarkistaminen on tarpeellista ja osa työtä. Se ei kuitenkaan ollut ajankäytön tai kustannusten kannalta tehokkain tapa hyödyntää luovien asiantuntijoiden osaamista, kun heidän varsinainen työnsä on suunnittelu.”

Tilannetta monimutkaisti se, että Areenilla oli projektissa kaksi asiakasta, joilla oli erilaiset revisiokoodit. Rakennusyhtiö tarvitsi vain PDF-tiedostot, kun taas asiakkaan edustaja tarvitsi sekä PDF:t että sidotut DWG-tiedostot. Aineistot toimitettiin Atkinsin dokumentinhallintajärjestelmän kautta.

Manuaalisesti tehtynä tämä oli erittäin aikaa vievää ja altisti työn inhimillisille virheille.

Ratkaisu

Areen oli kovan toimituspaineen alla ja tarvitsi kehittyneemmän tavan hallita piirustustietoa. Yritys perusti sisäisen CAD-ryhmän, joka ehdotti keskitettyä tietokantaratkaisua kaiken piirustustiedon hallintaan ja koordinointiin.

Tämän jälkeen Areen tapasi ARKANCEn, joka toimi aiemmin Cadline-nimellä. ARKANCE oli Areenin pitkäaikainen CAD-kumppani, jonka kanssa yritys oli tehnyt yhteistyötä jo 15 vuoden ajan.

Yhdessä tiimit dokumentoivat erittäin tarkasti, mitä keskitetyn tietokantaratkaisun tuli tehdä. Areenin monimutkaisten vaatimusten pohjalta ARKANCE rakensi lentoasemaprojektia varten räätälöidyn AutoCAD-ratkaisun sekä vastasi tietokannan luomisesta ja kehittämisestä.

Lopputuloksena syntyi Drawing Register Application eli DRA.

“DRA:n avulla säästämme valtavasti aikaa, mikä puolestaan auttaa meitä saavuttamaan asiakkaiden määräajat. Automaatio tarkoittaa, että pystymme arvioimaan tarkemmin, milloin tarkistukset valmistuvat.”

DRA:n avulla yli 1 000 piirustusta voitiin tarkistaa yön aikana. Tämä säästi vähintään 20 työpäivää. Koko projektin aikana säästöjen arvioitiin nousevan kirjaimellisesti tuhansiin työtunteihin.

Yhden merkittävän toimituserän yhteydessä DRA oli käytössä perjantai-illasta tiistai-iltapäivään pyhäviikonlopun yli. Tämä säästi Areenilta 283 työtuntia.

“Emme yksinkertaisesti olisi pystyneet pitämään tämän toimituserän määräaikaa ilman DRA:ta.”

Verkkopohjaisen käyttöliittymän ansiosta tiimi pystyi seuraamaan järjestelmän etenemistä etänä myös viikonlopun aikana.

Ratkaisu paransi myös tiedon turvallisuutta. Käyttäjien tuli kirjautua järjestelmään, ja yksilökohtaisia käyttöoikeuksia voitiin hallita tarkemmin.

Robin mukaan uuden ohjelmiston tärkeimpiä vahvuuksia olivat automaatio, merkittävä ajansäästö ja tiedon yhtenäisyys. Myös laadunvarmistus oli tärkeä lisähyöty: toimitettava aineisto oli virheetöntä, ja ohjelmiston sisäinen virheloki nosti mahdolliset ongelmat näkyviin.

Liiketoimintahyödyt

Robin mukaan Areenilla on erittäin hyvä kumppanuus ARKANCEn kanssa. Hän kiittää ARKANCEa tehokkuudesta, helposti lähestyttävästä yhteistyöstä ja hyvästä yksityiskohtien huomioimisesta.

“ARKANCE ymmärtää liiketoimintamme tarpeet. Ennen ratkaisun rakentamista he varmistivat, että ymmärsivät tarkasti ongelmamme luonteen. He loivat räätälöidyn järjestelmän, joka vastaa vaatimuksiimme täsmällisesti.”

Rob kokee, että ARKANCEn tiimi teki enemmän kuin heiltä odotettiin. Heti käyttöönoton jälkeen tiimi auttoi siirtämään suuren määrän dataa Areenin Excel-taulukoista järjestelmään.

“He esilatasivat noin 5 000 piirustusta, mikä oli meille valtava apu.”

Uusi järjestelmä oli Areenin mukaan intuitiivinen ja helppo oppia. ARKANCE tarjoaa myös jatkuvaa tukea, jos apua tarvitaan.

Areen suunnittelee yhteistyön jatkamista ARKANCEn kanssa, jotta ohjelmistoa voidaan mukauttaa myös muihin suuriin kaupallisiin projekteihin, kuten sairaala- ja hotellisuunnitteluun.

“Järjestelmä on korvaamaton tällaisissa projekteissa, koska niihin liittyy paljon toistuvaa työtä ja suuri määrä piirustuksia tiukassa aikataulussa.”

Rob arvioi, että ajansäästön ansiosta Areen pystyy jatkossa vastaamaan tehokkaammin suuriin toimituseriin, budjetoimaan tarkemmin ja jopa hinnoittelemaan työnsä paremmin.

"Saatamme jopa voittaa enemmän liiketoimintaa tämän ansiosta.”